Mitä jokaisen virtuaalitapahtumaa suunnittelevan tulee tietää?

Olemme järjestäneet virtuaalitapahtumia aina kymmenien osallistujien työpajatilaisuuksista tuhansien osallistujien kansainvälisiin messu- ja konferenssitapahtumiin. Kokemuksemme mukaan virtuaalitapahtumaa suunniteltaessa tulee ottaa huomioon ainakin seuraavat 10 seikkaa:

1. Virtuaalitapahtuma on prosessi

Ensiajattelemalta voisi kuvitella, että virtuaalitapahtumat ovat helpompia järjestää kuin fyysiset tapahtumat. Näin ei kuitenkaan aina ole. Virtuaalitapahtumiin tuleekin suhtautua kuten mihin tahansa muuhunkin tapahtumaan niin suunnittelun, tavoitteiden kuin logistiikankin osalta. Ehkäpä virtuaalitapahtumiin tuleekin suhtautua tavallista suuremmalla vakavuudella, koska yhtälössä haasteena on sellaista teknologiaa, joka on usein oman kontrollin ulottumattomissa. Kuten lähes kaikessa tekemisessä, myös virtuaalitapahtumissa tavoitteiden asettaminen heti alusta alkaen on tärkeää. Mieti mitä tavoitteita voit asettaa:

  • Itsellesi
  • Virtuaalitapahtumaan osallistuville
  • Yhteistyökumppaneille
  • Esiintyjille

Tutustu myös artikkeliin: Miten virtuaalitapahtuma kaupallistetaan?

2. KISS-periaate

Ihmisillä on luontainen tapa monimutkaistaa asioita, erityisesti tapahtumia. Tapahtumat ahdetaan usein täyteen erilaisia elementtejä, jolloin lopputulos voi olla sekava ja toimimaton. Tämän vuoksi virtuaalitapahtumissa olisi hyvä noudattaa KISS-periaatetta (Keep it simple, Stupid) ja pyrkiä yksinkertaistamaan; vähemmän tarpeettomia elementtejä ja enemmän laadukasta sisältöä. Sisällön suunnittelu alkaa tapahtumamuodon valinnalla. Tapahtumamuodoksi voidaan valita esimerkiksi:

  • Webinaari
  • Suoraviivainen striimi
  • Kokemuksellinen virtuaalitapahtuma
  • Hybriditapahtuma

Kokeneet asiantuntijamme auttavat sinua oikean tapahtumamuodon valitsemisessa. Ota yhteyttä!

Tutustu myös artikkeliin: Webinaari vai virtuaalitapahtuma?

3. Kokemus ratkaisee

Virtuaalitapahtumien osallistujat eivät ole fyysisesti läsnä, minkä vuoksi virtuaalitapahtumasta on tehtävä tarpeeksi houkutteleva ja kiinnostava, jotta ihmiset haluavat osallistua siihen. Vieläkin tärkeämpää on, että virtuaalitapahtuma on tarpeeksi kokemuksellinen, jotta osallistujat sitoutuvat tapahtumaan eivätkä poistu kesken kaiken. Kynnys poistua paikalta fyysisestä tapahtumasta on paljon korkeammalla kuin kynnys poistua virtuaalitapahtumasta, jossa osallistuja voi tylsän hetken tullen sulkea selaimen kenenkään tietämättä. Tämän vuoksi virtuaalitapahtumien kokemuksellisuus voidaan nähdä avaintekijänä tapahtuman onnistumisen kannalta. Tehokas tapa sitouttaa osallistujia on valita tapahtumalle kokenut juontaja tai fasilitaattori, joka pitää yleisön näpeissään ja tietoisena tapahtuman kulusta.

Hyvä juontaja pitää yleisön mukana ja opastaa ohjaa tapahtuman kulkua.

4. Panosta laadukkaaseen sisältöön

Virtuaalitapahtumien kokemuksellisuus saavutetaan korkealuokkaisen sisällön avulla. Web-kameratoteutukset eivät ole yhtä kokemuksellisia ja sitouttavia kuin visuaalisesti laadukas tuotanto, joka saavutetaan panostamalla videon ja äänen laatuun sekä taustaan ja valaistukseen. Lisäksi tulee kiinnittää huomiota siirtymiseen ohjelmanumerosta toiseen. Monikameratuotanto mahdollistaa esiintyjien kuvaamisen eri kuvakulmista, mikä lisää osallistujien kokemuksellisuutta ja sitoutumista. Ohjelmaa voidaan myös tauottaa erilaisien planssikuvien, videoiden sekä taustamusiikin avulla.

Planssikuvilla voidaan opastaa osallistujia tapahtuman aikana.

5. Osallistujien ohjeistaminen kannattaa

On hyvä muistaa, ettei osallistujilla välttämättä ole samanlaista kokemusta virtuaalitapahtumista kuin järjestäjillä. Osallistujia tuleekin ohjeistaa läpi prosessin. Ennen tapahtumaa on esimerkiksi hyvä tutustuttaa osallistujat virtuaalitapahtuma-alustaan ja opettaa heitä käyttämään sitä. Tapahtuman aikana on tehokasta ohjeistaa osallistujia esimerkiksi ongelmatilanteiden varalta sekä muistuttaa alkavista, päättyvistä ja käynnissä olevista ohjelmanumeroista. Tapahtuman jälkeen osallistujilta kannattaa kerätä palautetta tapahtumasta. Prosessin aikana osallistujia voi ohjeistaa esimerkiksi sähköpostitse, tapahtuman chatin välityksellä sekä sosiaalisessa mediassa.

Lisää ohjeita virtuaalitapahtuman osallistujan oppaassa.

6. Harjoittele, testaa ja varmista

Teknologia mahdollistaa monipuolisen virtuaalitapahtuman tuotannon. Joskus kuitenkin käy niin, että esimerkiksi tietokoneen ominaisuudet eivät toimi odotetusti. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää harjoitella, testata ja varmistaa teknologioiden käyttö ja toimivuus ennen tapahtumaa. Tämä mahdollistaa sujuvamman tapahtumapäivän sekä antaa niin tapahtumajärjestäjille, puhujille kuin juontajillekin varmemman olon tulevasta tapahtumasta. Aina teknisiä ongelmia ei kuitenkaan voi ennustaa. Tällaisia tilanteita varten olisi hyvä miettiä varasuunnitelma. Voidaan esimerkiksi päättää etukäteen kuinka toimitaan, mikäli etäpuhujan internetyhteys ei jostain syystä toimikaan tapahtuman aikana, eikä hän pääsisi liittymään linjoille.

7. Markkinoi virtuaalitapahtumaa

Virtuaalitapahtumia ei ehkä (vielä) pidetä yhtä mediaseksikkäinä kuin fyysisiä tapahtumia, mutta jos niitä aikoo järjestää, tulee niitä markkinoida samalla intensiteetillä kuin fyysisiäkin tapahtumia. Virtuaalitapahtumien markkinointi voidaan kokea haastavaksi, sillä tarjontaa on paljon ja virtuaalitapahtumien sisällön laatu mielletään usein heikoksi. Negatiiviset ennakko-oletukset voidaan taklata tehokkaalla markkinoinnilla, mutta sille on hyvä varata kunnolla aikaa ja ajatusta. Jälkimarkkinoinnin merkitys on virtuaalitapahtumissa yhtä tärkeää kuin perinteisissäkin tapahtumissa. Virtuaalitapahtumassa kuitenkin tiedetään varmasti kuka oli paikalla ja mitkä asiat häntä kiinnostivat. Tapahtuma-analytiikan pohjalta on helppoa viedä viestintäsuhdetta eteenpäin.

Virtuaalitapahtumista voidaan kerätä tarkkaa analytiikkaa.

8. Ajattele yli virtuaalisten rajojen

Virtuaalitapahtumassa voi olla fyysisiä elementtejä ja virtuaalitapahtumaa suunniteltaessa kannattaakin pyrkiä ajattelemaan yli virtuaalisten rajojen. Osallistujille voi esimerkiksi lähettää ennen tapahtumaa fyysisiä tuotteita, jotka lisäävät osallistujien kokemuksellisuutta sekä sitoutumista tapahtumaan. Voit esimerkiksi pohtia sopisiko jokin seuraavista seuraavaan virtuaalitapahtumaasi:

  • Lounastarjoilu kotiin/toimistolle
  • Tuotepaketit osallistujille toimitettuna
  • Yhteiset unboxing-tilaisuudet
  • Kokkaushetki kokin kanssa – toimita raaka-aineet osallistujille

9. Kokoa tiimi

Onnistuneen tapahtuman takana ei yleensä seiso vain yksi tai kaksi järjestäjää, vaan usein kokonainen tapahtumatiimi. Virtuaalitapahtumat eivät tässäkään tee poikkeusta. Virtuaalitapahtumaa järjestettäessä tarvitaan sekä sisäinen ydintiimi että mahdollisesti myös ulkoisia ammattilaisia. Tiimin kokoaminen lähtee roolien ja vastuiden jakamisesta. Virtuaalitapahtumatiimi käsittää usein seuraavat alueet: projektinhallinta, markkinointi, osallistujasuhteet/asiakaspalvelu, esiintyjät, kuvaustuotanto ja tapahtuman virtualisointi. Mikäli omat resurssit eivät riitä huolehtimaan jokaisesta osa-alueesta, on syytä integroida tiimiin mukaan ulkoinen asiantuntija, konsultti tai palvelu, joka tuntee virtuaalitapahtumaprojektit, ja auttaa niiden toteutuksessa.

10. Vuorovaikutus on avain menestykseen

Vuorovaikutteisuus tekee eron virtuaalitapahtuman ja hyvän virtuaalitapahtuman välille. Hyvä virtuaalitapahtuma luo osallistujille mahdollisuuden olla vuorovaikutuksessa samanhenkisten ihmisten kanssa. Vuorovaikutus voi olla järjestäjien/esiintyjien ja osallistujien välistä tai osallistujien keskinäistä vuorovaikutteisuutta. Osallistujien keskinäisiä vuorovaikutuskanavia virtuaalitapahtumissa ovat esimerkiksi:

  • Chat
  • 1on1-kokoukset
  • Fasilitointityökalut
  • Verkostoituminen
  • Avoimet keskusteluhuoneet
  • Kilpailut

Edellä mainittujen seikkojen avulla pääsee hyvin alkuun. Muista, että osaava tiimimme auttaa sinua eteenpäin virtuaalitapahtuman suunnittelussa.

Mikäli kiinnostuit, voit laittaa minulle viestiä anni@virtuaalitapahtumat.fi tai soittaa +358 50 543 0815, niin jutellaan lisää! Muut yhteystiedot ja tarjouspyyntölomakkeen löydät täältä.

Näkemys & kokemus

Suomen ensimmäisenä virtuaalitapahtumatoimistona olemme toteuttaneet tapahtumia koulutustilaisuuksista tuhansien osallistujien monipäiväisiin messutapahtumiin.

Opimme silti jatkuvasti uutta upeiden asiakkaiden kanssa toimiessa. Koetun ja opitun jakaminen on tärkeää, jotta kotimainen tapahtumakenttä voi tarjota yleisölle jatkuvasti mielekkäämpiä kohtaamisia.