Virtuaalitapahtuman järjestäjän opas: näin järjestät onnistuneen virtuaalitapahtuman

Virtuaalitapahtuman järjestäminen ei juuri eroa fyysisen tapahtuman järjestämisestä – paitsi että se on huomattavasti edullisempaa ja monesti tehokkaampaa.

Virtuaalitapahtuman tavoitteena onkin luoda osallistujille ja järjestäjille enemmän arvoa vähemmillä kuluilla. Olit sitten olosuhteiden pakosta taikka puhtaasta kokeilunhalusta järjestämässä virtuaalitapahtumaa, olet tullut oikeaan paikkaan.

Tämä opas pyrkii selkeyttämään ja yksinkertaistamaan onnistuneen virtuaalitapahtuman suunnitteluprosessin järjestäjän näkökulmasta.

Lue myös 10 askelta onnistuneen virtuaalitapahtuman järjestämiseen.

Miten virtuaalitapahtuma toteutetaan?

Virtuaalitapahtuman toteuttamiseen on tarjolla useita erilaisia ratkaisuja, kuten esimerkiksi videoneuvottelutyökalut, webinaariohjelmistot, virtuaaliset kokoushuoneet sekä all-in-one virtuaalitapahtuma-alustat, jotka mahdollistavat moniulotteisten ominaisuuksiensa avulla fyysisen tapahtuman toistamisen.

Riittävän vakaan ja omia tarpeita vastaavan alustan löytäminen onkin virtuaalitapahtuman suunnitteluprosessin kriittisimpiä vaiheita.

Aloitimme maaliskuussa 2020 järjestelmällisen virtuaalitapahtuma-alustojen seulonnan ja stressitestaamisen. Teknologioista yksi nousi meidän asiakkaittemme kannalta selkeäksi voittajaksi vakaudellaan, helppokäyttöisyydellään, muokattavuudellaan ja pitkäjänteisellä kehityssuunnitelmallaan. Eikä vähiten sen vuoksi, että alustaa on kehitetty jo useamman vuoden ajan.

Olemme nykyisin Hopin -virtuaalitapahtuma-alustan partneri ja edustaja Suomessa.

Valitse tapahtuma-alusta omien tavoitteittesi ja vaatimustesi mukaisesti. Varmista, että teknologia on vakaa ja sen taustalla on pitkäjänteistä työtä tekevä tiimi, johon voit luottaa.

Jos et itse halua pelata teknologiavalintojen kanssa, autamme mielellämme.

Kun tapahtuma-alusta on valittu, voidaan aloittaa tapahtuman sisällön ja markkinoinnin tarkempi suunnittelu.

Millaista sisältöä virtuaalitapahtumassa tulee olla?

Virtuaalitapahtuma voi olla kestoltaan mitä tahansa yhden tunnin ja useiden päivien väliltä tapahtuman luonteesta riippuen. Mikäli virtuaalitapahtumaan osallistuu ihmisiä esimerkiksi useammalta eri aikavyöhykkeeltä, voi pidempikestoinen tapahtuma olla järkevä. 

Virtuaalitapahtuman sisältönä voidaan hyödyntää olemassa olevaa mediamateriaalia, ennalta tallennettua videota ja/tai livekuvaa. Merkitsevää on, että sisältö on osallistujia sitouttavaa.

Virtuaalitapahtuman huolellinen käsikirjoittaminen tukee sitouttavan sisällön suunnittelua. Käsikirjoituksessa on hyvä huomioida esimerkiksi puheenvuorojen ja esitysten suosituspituus (n. 20-30 minuuttia) sekä mahdolliset tauot ja vuorovaikutteinen ohjelma/sisältö.

Miten virtuaalitapahtumasta tehdään vuorovaikutteinen?

Virtuaalitapahtumat kuten fyysiset tapahtumat yhdistävät ihmisiä heitä kiinnostavien asioiden ja ilmiöiden äärelle. Virtuaalitapahtumissa fyysinen etäisyys osallistujien kesken on suositeltavaa taklata vuorovaikutteisella ohjelmalla/sisällöllä. Vuorovaikutteista sisältöä voidaan luoda esimerkiksi chatin tai juontajan avulla, Polls-kyselyillä, Q&A –sessioilla tai ryhmäkeskusteluilla sekä tarjoamalla verkostoitumisympäristön, jossa osallistujat voivat kohdata toisiaan virtuaalisesti face-to-face. 

Parhaan vuorovaikutuksen saavuttamiseksi osallistujia olisi hyvä ohjeistaa virtuaalitapahtumaympäristön mahdollisuuksista ennen tapahtumaa sekä opastaa heitä myös tapahtuman aikana, mikäli kysymyksiä tai ongelmia herää. 

Virtuaalitapahtumiin voi liittää myös interaktiivisen Helpdeskin, jos osallistujia halutaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla.

Osallistujan näkökulmasta ja vuorovaikutteisuudesta voit lukea lisää virtuaalitapahtuman osallistujan oppaasta.

Millaisia tavoitteita virtuaalitapahtumalle on hyvä asettaa?

Virtuaalitapahtuman luonteesta riippuen tapahtumalle voidaan asettaa sekä taloudellisia että kokemuksellisia tavoitteita. Taloudellisia tavoitteita voidaan mitata esimerkiksi virtuaalitapahtuman lipunmyynnillä, tapahtumatarjouksien kautta tehdyllä myynnillä sekä alustan tarjoamalla analytiikalla. 

Kokemuksellisia tavoitteita voidaan mitata esimerkiksi virtuaalitapahtuman aikana Polls-kyselyillä tai jälkikäteen toimitettavilla kyselylomakkeilla. Kattavat analytiikkaominaisuudet ovat tärkeitä virtuaalitapahtumien onnistumisen mittaamisessa. 

Yksi tärkeimmistä mittareista on kuitenkin hyvä fiilis; virtuaalitapahtuman voidaan katsoa onnistuneen, mikäli tapahtuman jälkeen osallistujalla on sellainen olo, että hän voisi osallistua virtuaalitapahtumaan toistekin.

Vaikka virtuaalitapahtuma-ala on vielä varsin nuori, tekniikan ollessa kunnossa mahdollisuuksia on rajattomasti. Uuden normaalin tapahtumat voivat olla joko täysin virtuaalisia tai hybridejä, jolloin on mahdollista yhdistää fyysisen ja virtuaalisen tapahtuman parhaat puolet. 

Toivottavasti tämä opas tarjosi sinulle hyödyllistä informaatiota seuraavan virtuaalitapahtumasi sunnittelun tueksi!

Näkemys & kokemus

Suomen ensimmäisenä virtuaalitapahtumatoimistona olemme toteuttaneet tapahtumia koulutustilaisuuksista tuhansien osallistujien monipäiväisiin messutapahtumiin.

Opimme silti jatkuvasti uutta upeiden asiakkaiden kanssa toimiessa. Koetun ja opitun jakaminen on tärkeää, jotta kotimainen tapahtumakenttä voi tarjota yleisölle jatkuvasti mielekkäämpiä kohtaamisia.